Kas Kecil ( Petty Cash )

MENGELOLA KAS KECIL

KAS KECIL (PETTY CASH) dipakai untuk membiayai keperluan kantor dan keperluan pimpinan yang kecil-kecil (keperluan sehari-hari) sehingga tidak mengganggu kasir, seperti pembelian perangko/material, tips untuk pesuruh, biaya transportasi, alat tulis kantor, serta pengeluaran yang kecil-kecil lainnya, konsumsi rapat , dll.

Sekretaris bertanggung jawab mengelola dan mengontrol dana dan membuat catatan dari semua pengeluaran lyang telah dilakukan dalam periode tertentu. Jika dananya tinggal sedikit, sekretaris harus menambahnya lagi (meminta kepada kasir), sehingga kembali seperti jumlah semula. Metode cash ini disebut imprest.

   A.   Petty cash voucher

Setiap kali terjadi pengeluaran, sekretaris harus membuatkan vouchernya, setiap voucher harus memuat :

-         Nomor voucher ( number )

-         Tanggal ( date )

-         Dibebankan kepada ( charge to )

-         Untuk pembayaran (for )

-         Jumlah yang dibayar (amount )

-         Tanda tangan penerima uang (received by)

-         Tanda tangan penangguang jawab dana (approved by)

Ada kemungkinan sekretaris yang bertanggung jawab terhadap dana kas kecil  juga merangkap sebahai orang yang menerima uang.

Contoh :

Sekretaris membayar tips untuk pesuruh, maka sekretaris harus menandatangani keduanya, baik sebagai penerima uang sekaligus sebagai orang yang membayar .

   B.   Petty Cash Record

Buku yang mencatat semua jenis pengeluaran dari dana Petty cash, yang terdiri dari kolom-kolom :

-         Tanggal (date)

-         Keterangan (details/explanation/descripton)

-         Nomor voucher ( petty cash voucher/voucher number)

-         Jumlah penerimaan (receipts)

-         Jumlah pengeluaran (payments)

Simpanlah petty cash voucher, petty cash fund dan petty cash record dalam cash box yang terkunci, lalu simpan di laci meja atau filing cabinet yang terkunci.

   C.   Replenshing the petty cash fund

Setelah sejumlah dana petty cash terpakai dan tinggal sedikit, sekretaris harus mengisi kembali supaya menjadi seperti jumlah awal.

Prosedur untuk menamba dana petty cash :

-         Totalkan semua pengeluaran

-         Periksa petty cash voucher atau kuintansi-kuintansi apakah sudah cocok dengan yang tertera dibuku petty cash record

-         Hitung sisa uang tunai yang ada

-         Perikasa apakah jumalh uang yang tunai yang ada ditambah dengan kuintansi-kuintansi dan pengaluaran-pengeluaran sama dengan dana petty cash yang diterima

-         Mintalah uang tunai/cek sebanyak pengeluaran-pengeluaran yang telah dilakukan, lalu ditambahkan pada uang tunainya