Telephone Handling

Menelepon dan Menerima Telepon

   A.   Menangani Telepon Masuk

1.  Jawab dengan segera, jangan membiarkan telepon bordering lebih dari tiga kali.

2.     Angkat telepon dengan tangan kiri.

3.     Tangan kanan mengambil alat tulis dan block note.

4.     Hindari menjawab dengan kata “Hallo”

5.     Memberi salam dan menyebutkan nama perusahaan.

6.     Mencatat semua pesan dengan cepat dan tepat.

7.   Bila mana perlu minta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama-nama yang sulit

8.  Nomor-nomor telepon dan angka-angka dan pesan-pesan penting harus diulang .

9.     Harus selalu terdengar ramah dan penuh minat.

10.      Dalam mentransfer telepon, hendaknya harus benar-benar mengetahui siapa yang dapat menangani masalah telepon.

11. Jika sedang mentransfer telepon, handaknya menunggu sampai penelepon memperoleh nomor telepon yang dimaksud.

12.            Berusaha untuk mendengarkan dan menyimak percakapan dengan baik.

13.            Menutup setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.

   B.   Cara Menangani Telepon Keluar

1.      Untuk memastikan nomor yang diinginkan benar, hendaknya mencari nomor di buku telepon

2.     Mencatat semua pokok-pokok yang akan disampaikan dan ditulis pada block note

3.     Jika salah sambung, hendaknya meminta maaf

4. Apabila berhasil berbicara dengan orang yang dituju, hendaknya memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelepon

5.     Pada akhir pembicaraan gagang telepon diletakan dengan benar

Kode Eja

A = ALPHA

B = BRAVO

C = CHARLIE

D = DELTA

E = ECHO

F = FOXTROT

G = GOLF

H = HOTEL

I = INDIA

J = JULIET

K = KILO

L = LIMA

M = MIKE

N = NOVEMBER

O = OSCAR

P = PAPA

Q = QUEBEC

R = ROMEO

S = SIERRA

T = TANGO

U = UNIFORM

V = VICTOR

W = WHISKEY

X = X-RAY

Z = ZEBRA